Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo Tại Vĩnh Phúc

BigStar Media là đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp tại Vĩnh Phúc. Sự kiện này là một trong những hoạt động được nhiều công ty, doanh nghiệp quan tâm. Việc xây dựng ý tưởng sáng tạo cùng triển khai kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo hấp dẫn cũng được xem là việc làm đặc biệt quan trọng, quyết định sự thành bại của một chương trình.

Hội nghị hội thảo là gì?

Hội Nghị, hội thảo là sự kiện phổ biến hiện nay với nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hội thảo đòi hỏi phải trải qua nhiều hạng mục chuẩn bị và kế hoạch triển khai tinh tế để hội thảo diễn ra suôn sẻ và chính xác.

Đây là sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút các khách hàng tiềm năng. Các hoạt động chính trong hội thảo là thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Tổ chức hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh của công ty.

Tổ chức hội nghị hội thảo là gì?
Tổ chức hội nghị hội thảo là gì?

Vậy tổ chức hội thảo như thế nào để hiệu quả nhất, cùng BigStar Media tìm hiểu các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp hiện nay.

Quy trình tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo của BigStar Media

B1: Xác định các vấn đề và mục đích tổ chức buổi hội thảo hội nghị.

  • Chủ đề của buổi hội nghị, hội thảo : Hội nghị khách hàng, Ra mắt sản phẩm mới…
  • Khách của mình là ai : khách hàng, đối tác…
  • Hội nghị sẽ diễn ra tại đâu? : Nhà hàng, trung tâm hội nghị hay chính tại công ty?
  • Lý do chính để mọi người có thể tham gia hội nghị của mình?
  • Thời gian biểu và nội dung của hội nghị ra diễn ra như thế nào?

B2: chuẩn bị thông tin cần thiết cho tổ chức hội nghị, hội thảo.

  • Hồ sơ hôi nghị :

Ngày tổ chức hội nghị : cuối tuần, cuối tháng, giữa tháng…(đảm bảo sự khả thi cho hội nghị, hội thảo)
Thời gian diễn ra hội nghị: Bao gồn thời gian lắp đặt thi công và thời gian tháo dỡ thiết bị.
Địa điểm tổ chức hội nghị.
Địa chị liên lạc..

  • Người chịu trách nhiệm chính cho hội nghị.
  • Thông tin liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ sự kiện.
  • Thông tin/Hồ sơ khách tham dự số lượng cụ thể.
  • xác định Không gian cần để tổ chức hội nghị, hội thảo dựa trên số người dự kiến tham dự.
  • Lựa chọn địa điểm phù hợp, tiêu chuẩn thường, 3 sao, 5 sao…
  • Thiết kế không gian : bàn xếp kiểu lớp học, chữ U hay dạng nhà hát.
  • Tiệc trong hội nghị: nước uống, buffe, tea break….
  • Các yêu cầu về âm thanh, ánh sáng : mìn hình, mics, loa, bóng đèn….Vận chuyển và thi công.
Quy trình tổ chức hội nghị hội thao
Quy trình tổ chức hội nghị hội thao

B3: Thông báo, Truyền thông cho hội nghị hội thảo.

  • Thiết kế và in thiệp mời đẹp, gây ấn tượng tốt.
  • quà tặng vấn đề quan trọng trong tổ chức hội nghị, hội thảo.
  • Các phóng viên, báo đài, quảng cáo.
  • Các hạng mục như tài liệu, sổ tay, bút.. phải in ấn và chuẩn bị đầy đủ.
  • Bộ phận hướng dẫn và nhận khách, bảng dẫn đường , chỉ đường.

B4. Tiến hành tổ chức

  • Quan trọng nhất trong khâu này là diễn giả hay người dẫn dắt hội nghị. Phải có tầm ảnh hưởng trong nghề, trong công ty.
  • Bài diễn thuyết, thuyết trình có nội dung gì? Thời lượng dành cho bài thuyết trình đó?
  • Set up âm thanh, ánh sáng.
  • Bảng khảo sát sau hội nghị hội thảo.

Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị và đánh giá

  • Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự.
  • Ghi biên bản hội thảoThông báo kết luận của hội thảo.
  • Đánh giá nội dung hội thảo.
  • Thực tế số người tham dự và ý kiến.
  • Đánh giá kết quả hoạt động truyền thông.

Lưu ý cần nắm khi tổ chức hội nghị hội thảo

Lên chủ đề cho chương trình

Một trong những điều quan trọng nhất khi tổ chức hội thảo đó là lên chủ đề và ý tưởng chính cho chương trình. Chủ đề sẽ thể hiện được mục đích và thông điệp của hội thảo cũng như là cơ sở cho việc lên nội dung sự kiện. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện rõ mục đích chương trình cùng lợi ích mà người tham gia có thể nhận được khi tham gia.

Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng

Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia hoặc khách mời sẽ giúp tạo sự tin tưởng, uy tín cho chương trình. Đồng thời điều này cũng có lợi cho hoạt động truyền thống và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao. Bạn nên lựa chọn khách mời nổi tiếng trong lĩnh vực hoặc ngành nghề. Bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản riêng cho chuyên gia.

Lưu ý khi tổ chức hội nghị
Lưu ý khi tổ chức hội nghị

Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo. Người tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và dự trù chi phí chính xác nhất.

Truyền thông cho sự kiện

Để buổi hội thảo diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện. Cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.

Lấy thông tin người tham dự

Mục đích quan trọng của hội thảo đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn một trong số những hình thức lấy thông tin như điền form online, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên.

Trên đây là các bước tổ chức hội thảo cụ thể để đảm bảo hội thảo diễn ra suôn sẻ nhất. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn chuẩn bị và tổ chức hội thảo thành công, đưa đến những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

Tại sao chọn BigStar Media làm đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo tại Vĩnh Phúc.

Ý Tưởng, Chủ Đề & Thông Điệp Ý Nghĩa

Với đội ngũ nhân viên trẻ trung, BigStar Media luôn cập nhật và bắt kịp xu hướng nhằm đem đến những ý tưởng độc đáo, đầy sáng tạo mà vẫn đảm bảo được tính chất sự kiện hội nghị – hội thảo. Hơn nữa, sự sáng tạo đó còn nhấn mạnh đến thông điệp mà quý khách mong muốn truyền tải, và khiến cho những điều đó trở nên sáng hơn, ấn tượng hơn bao giờ hết.

Kịch Bản Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo Độc Đáo

BigStar Media chuyên tổ chức các loại hình hội nghị – hội thảo đáp ứng theo yêu cầu và mục đích của quý khách. Bởi chúng tôi hiểu, mỗi loại hội nghị – hội thảo sẽ có cách thức tổ chức khác nhau.

Đến với chúng tôi quý khách sẽ được tư vấn các giải pháp cụ thể về chiến lược truyền thông sau sự kiện nhằm ghi dấu ấn tới đối tượng tham dự sự kiện và đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

BigStar Media tổ chức sự kiện hội thảo tại Vĩnh Phúc
BigStar Media tổ chức sự kiện hội thảo tại Vĩnh Phúc

Địa Điểm Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo Phong Phú.

Sẽ không còn những giờ phút đau đầu vì phải lựa chọn thực đơn, lựa chọn địa điểm tổ chức.Với lợi thế là doanh nghiệp nằm trên địa bàn Vĩnh Phúc BigStar Media sẽ giúp bạn chọn lựa các hệ thống nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị hiện đại, cao cấp trên địa bàn Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc và các khu vực lân cận. Chúng tôi đảm bảo về chất lượng, số lượng các thiết bị được cung cấp tại địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị – hội thảo theo yêu cầu cũng như sự chuyên nghiệp của bộ phận hỗ trợ sự kiện.

Đội Ngũ Nhân Viên Chuyên Nghiệp

Khi công tác chuẩn bị đã hoàn hảo, chúng tôi vẫn luôn theo dõi từng bước thực hiện của sự kiện hội nghị – hội thảo. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi luôn sẵn sàng, nhanh chóng và kịp thời khắc phục mọi sự cố một cách chuyên nghiệp nhất. Hơn nữa, quý khách còn nhận được sự chăm sóc tận tình đến từ BigStar Media trước, trong và sau sự kiện nhằm đem lại cho bạn sự thoải mái nhất.

Chi Phí Tổ Chức Hợp Lý Cạnh Tranh

Dựa trên sự hợp lý và cần thiết về các hạng mục của buổi hội thảo của quý khách, chúng tôi luôn tư vấn, đưa ra các phương án đúng và đủ cho sự kiện của bạn. Hơn thế nữa, với mối quan hệ thân thiết lâu năm với các nhà hàng, khách sạn, đơn vị cung cấp thiết bị, nhân sự sự kiện, chúng tôi tự tin mang tới một sự kiện tầm cỡ, ấn tượng với chi phí cạnh tranh cũng nhiều ưu đãi hấp dẫn.

Liên hệ với chúng tôi

Tổ chức sự kiện Vĩnh Phúc BigStar Media, chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe, tư vấn tận tình và hiện thức hóa những mong muốn, yêu cầu của khách hàng. Chất lượng làm nên thương hiệu của chúng tôi.

Hotline: 02113 889 991(Trong giờ hành chính.)
Di động: 0967 993 191.

HotLine Liên Hệ Nhận Báo Giá