Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi rất nhiều ở khâu ý tưởng, kịch bản, chuẩn bị sản xuất sự kiện… Để một sự kiện được tổ chức thành công, yêu cầu và đòi hỏi rất lớn từ việc tổ chức chuẩn bị sao cho chi tiết nhất để hoàn thiện được công việc tổ chức một cách tối ưu nhất. Vậy tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì?
Lập kế hoạch tổ chức
- Địa điểm tổ chức
- Thời gian diễn ra sự kiện
- Thiết kế hình ảnh cho sự kiện: Backdrop, bandrol, standee, thư mời, vé mời…
- Nội dung chi tiết chương trình sự kiện. (Gồm những hoạt động gì, thời gian bao lâu, cần trang trí – chuẩn bị những dụng cụ gì…)
- Nhân lực thực hiện.
- Kế hoạch truyền thông
- Những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị phương án xử lý (Trời mưa, mất điện…)
- Cách thức đo lường hiệu quả
- Dự trù kinh phí (Sự kiện cho công ty), Báo giá (Sự kiện cho khách hàng).
Trước sự kiện
- Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- Khảo sát địa điểm.
- Liên hệ các bên liên quan. (Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực; nghệ sĩ biểu diễn…)
- Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
- Thực hiện truyền thông cho sự kiện.
- Sắp xếp mời khách, phương tiện đi lại.
- Dàn dựng – lắp đặt.
- Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
- Tổng duyệt chương trình…
Các công việc cụ thể
1. Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình
2. Thiết lập nhóm làm việc
3. Địa điểm:
4. Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự:
5. Thuyết trình:
6. Báo chí, các cơ quan truyền thông:
7. Nhân sự hỗ trợ
8. Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:
9. Các đơn vị bảo trợ
10. Đại biểu- Khách tham dự
11. Trang phục:
12. Hệ thống âm thanh-ánh sáng:
13. Trang trí:
14.Quà tặng:
15.Loại quà tặng:
16.Teabreak:
17.Quay phim, chụp hình:
18.Bảng kế hoạch thời gian chương trình.
19.Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý.
20.Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan:
21.Báo cáo kết quả sự kiện:
Nhiệm vụ của người quản lý sự kiện là phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.
Kịch bản bao gồm: Kịch bản nội dung sự kiện, kịch bản MC (MC Scrip), kịch bản âm thanh, ánh sáng,… và tất cả các loại kịch bản đó cần được thống nhất và tổng duyệt trước khi sự kiện bắt đầu chạy. Đương nhiên, từ kịch bản chi tiết đến quá trình thực hiện sự kiện cũng sẽ có sự khác nhau, chênh lệch về thời gian hay những sự cố có thể diễn ra… có thể dẫn đến những thay đổi của sự kiện. Chính vì thế, việc chuẩn bị kịch bản chi tiết có tác dụng quan trọng trong việc tạo nên được một chương trình hoàn thiện từ đầu đến cuối, giúp cho sự kiện được tổ chức suôn sẻ và thành công nhất!
DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP TẠI VĨNH PHÚC
Hiện nay, các đơn vị tổ chức sự kiện rất phổ biến trên thị trường. Để đáp ứng ngày càng đa dạng nhu cầu của thị trường hiện nay. Tuy nhiên, rất khó để doanh nghiệp, tổ chức có thể lựa chọn được các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín nhất. Kinh phí phải bỏ ra cho việc tổ chức một sự kiện không phải là nhỏ, do đó, bạn cần phải chuẩn bị thật kĩ các yếu tố để có thể có được một sự kiện thành công nhất.
BigStar Media là một trong những đơn vị uy tín trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Vĩnh Phúc. Được đông đảo khách hàng đánh giá cao và nhiều sự kiện tên tuổi, có tầm cỡ, quy mô được chúng tôi thực hiện. Các dịch vụ chúng tôi cung cấp bao gồm:
- Tư vấn thiết kế sân khấu sự kiện chuyên nghiệp.
- Tổ chức các sự kiện mở bán, giới thiệu dự án bất động sản
- Tổ chức sự kiện doanh nghiệp ( lễ ra mắt sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương..).
- Tổ chức sự kiện âm nhạc, văn hóa, thể thao…
- Cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện như âm thanh, ánh sáng,..
- Cho thuê nhân sự sự kiện: PG, PB, MC, Ca sỹ, nhóm nhảy…
… Và đa dạng các loại hình dịch vụ cung cấp tổ chức sự kiện để đáp ứng ngày càng nhiều và đa dạng nhu cầu của khách hàng hiện nay. Mọi nhu cầu tư vấn bạn có thể liên hệ trực tiếp:
Hotline: 02113 889 991 ; Mobie: 0967 993 191.