Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi rất nhiều ở khâu ý tưởng, kịch bản, chuẩn bị sản xuất sự kiện… Để một sự kiện được tổ chức thành công, yêu cầu và đòi hỏi rất lớn từ việc tổ chức chuẩn bị sao cho chi tiết nhất để hoàn thiện được công việc tổ chức một cách tối ưu nhất. Vậy tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì?

1. Xác định mục đích của hội nghị: Bạn cần xác định mục đích của hội nghị tổ chức là để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo…. để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác từ ý tưởng nội dung đến cách thức thực hiện.
2. Xác định mục tiêu cần đạt được: Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ… Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc.
3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ  trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.
4. Xác định ngân sách: Giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra.

Lập kế hoạch tổ chức

  • Địa điểm tổ chức
  • Thời gian diễn ra sự kiện
  • Thiết kế hình ảnh cho sự kiện: Backdrop, bandrol, standee, thư mời, vé mời…
  • Nội dung chi tiết chương trình sự kiện. (Gồm những hoạt động gì, thời gian bao lâu, cần trang trí – chuẩn bị những dụng cụ gì…)
  • Nhân lực thực hiện.
  • Kế hoạch truyền thông
  • Những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị phương án xử lý (Trời mưa, mất điện…)
  • Cách thức đo lường hiệu quả
  • Dự trù kinh phí (Sự kiện cho công ty), Báo giá (Sự kiện cho khách hàng).
Những hạng mục cần chuẩn bị tổ chức sự kiện thành công
Những hạng mục cần chuẩn bị tổ chức sự kiện thành công

Trước sự kiện

  • Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
  • Khảo sát địa điểm.
  • Liên hệ các bên liên quan. (Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực; nghệ sĩ biểu diễn…)
  • Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
  • Thực hiện truyền thông cho sự kiện.
  • Sắp xếp mời khách, phương tiện đi lại.
  • Dàn dựng – lắp đặt.
  • Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
  • Tổng duyệt chương trình…

Các công việc cụ thể

1.   Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình

2.   Thiết lập nhóm làm việc

3.   Địa điểm: 

–      Tham quan các địa điểm
–      Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
–      Chọn địa điểm
–      Khảo sát địa điểm
–      Ký hợp đồng địa điểm
–      Xác nhận thông tin chi tiết
–      Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm

4.   Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự: 

–      MC: Người dẫn chương trình.
–      PG: Hướng dẫn, chào mừng khách  mời.
–      Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.

5.   Thuyết trình: 

–      Chọn chủ đề cho sự kiện
–      Xác định người thuyết trình
–      Phác thảo bài thuyết trình
–      Trang phục cho người thuyết trình
–      Quà tặng cho người thuyết trình

6.   Báo chí, các cơ quan truyền thông: 

–      Mời đại diện báo chí.
–      Đại diện của đài truyền hình
–      Phóng viên báo chí
–      Phóng viên đài truyền hình
–      Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ…

7.   Nhân sự hỗ trợ 

–      Người quay phim, chụp hình.
–      Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
–      Người xử lý các tình huống phát sinh.

8.   Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu: 

–      Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
–      Brochure cho khách tham dự
–      Thư mời, thư cám ơn

9.   Các đơn vị bảo trợ 

10. Đại biểu- Khách tham dự 

11. Trang phục: 

–      Trang phục cho MC
–      Trang phục cho PG
–      Bangron cho PG

12. Hệ thống âm thanh-ánh sáng:

–      Máy chiếu
–      Nhạc chờ
–      Micro: Có dây, không dây, dự phòng.
–      Loa, ampli
–      Ánh sáng: Xem xét độ chói, quá tối hoặc quá sáng thì cần điều chỉnh.
–      Hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện: Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa.
Lưu ý check list cho tổ chức sự kiện
Lưu ý check list cho tổ chức sự kiện

13. Trang trí: 

–      Hoa trang trí tại địa điểm
–      Hoa cài áo cho khách mời.
–      Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.
–      Lẵng hoa chúc mừng trang trí.
–      Backdrop Bangron,  banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự.
–      Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.
–      Bàn tiếp tân.
–      Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường

14.Quà tặng:

–      Quà đơn vị tài trợ.
–      Quà cho đại biểu.
–      Quà cho khách mời trong danh sách.
–      Quà cho khách vãng lai

15.Loại quà tặng:

–      Sản phẩm.
–      Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi).
–      Hiện kim.
–      Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen

16.Teabreak:

–      Chọn cách phục vụ:
–      Tập trung hoặc từng bàn.
–      Nước uống: Chọn loại nước uống.
–      Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).

17.Quay phim, chụp hình:

–      Chuẩn bị máy chụp hình.
–      Chuẩn bị máy quay phim.

18.Bảng kế hoạch thời gian chương trình.  

19.Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý.

20.Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan: 

–      Văn hóa thông tin.
–      Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi – bến đậu xe).
–      Cấp cứu.
–      Cứu hỏa.
–      Công an.
–      Dân phòng.
–      Tổ chức biểu diễn.
–      Công ty bảo vệ. Ủy ban

21.Báo  cáo kết quả sự kiện:

–      Số lượng khách tham dự.
–      Các đơn vị truyền thông.
–      Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo.
–      Các chuyên mục khách hàng quan tâm.
–      Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia.
–      Đánh giá mức độ thành công của sự kiện.
–      Tác động doanh số sau sự kiện ( cụ thể và lượng hóa )

Nhiệm vụ của người quản lý sự kiện là phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.

Kịch bản bao gồm: Kịch bản nội dung sự kiện, kịch bản MC (MC Scrip), kịch bản âm thanh, ánh sáng,… và tất cả các loại kịch bản đó cần được thống nhất và tổng duyệt trước khi sự kiện bắt đầu chạy. Đương nhiên, từ kịch bản chi tiết đến quá trình thực hiện sự kiện cũng sẽ có sự khác nhau, chênh lệch về thời gian hay những sự cố có thể diễn ra… có thể dẫn đến những thay đổi của sự kiện. Chính vì thế, việc chuẩn bị kịch bản chi tiết có tác dụng quan trọng trong việc tạo nên được một chương trình hoàn thiện từ đầu đến cuối, giúp cho sự kiện được tổ chức suôn sẻ và thành công nhất!

DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP TẠI VĨNH PHÚC

Hiện nay, các đơn vị tổ chức sự kiện rất phổ biến trên thị trường. Để đáp ứng ngày càng đa dạng nhu cầu của thị trường hiện nay. Tuy nhiên, rất khó để doanh nghiệp, tổ chức có thể lựa chọn được các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín nhất. Kinh phí phải bỏ ra cho việc tổ chức một sự kiện không phải là nhỏ, do đó, bạn cần phải chuẩn bị thật kĩ các yếu tố để có thể có được một sự kiện thành công nhất.

BigStar Media là một trong những đơn vị uy tín trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Vĩnh Phúc. Được đông đảo khách hàng đánh giá cao và nhiều sự kiện tên tuổi, có tầm cỡ, quy mô được chúng tôi thực hiện. Các dịch vụ chúng tôi cung cấp bao gồm:

  •  Tư vấn thiết kế sân khấu sự kiện chuyên nghiệp.
  • Tổ chức các sự kiện mở bán, giới thiệu dự án bất động sản
  • Tổ chức sự kiện doanh nghiệp ( lễ ra mắt sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương..).
  • Tổ chức sự kiện âm nhạc, văn hóa, thể thao…
  • Cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện như âm thanh, ánh sáng,..
  • Cho thuê nhân sự sự kiện: PG, PB, MC, Ca sỹ, nhóm nhảy…

… Và đa dạng các loại hình dịch vụ cung cấp tổ chức sự kiện để đáp ứng ngày càng nhiều và đa dạng nhu cầu của khách hàng hiện nay. Mọi nhu cầu tư vấn bạn có thể liên hệ trực tiếp:

Hotline: 02113 889 991 ; Mobie: 0967 993 191.

HotLine Liên Hệ Nhận Báo Giá